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Ablauforganisation in der Arztpraxis

Schlechte Praxisorganisation liegt vor allem an schlecht durchdachten, und unkoordinierten Abläufen. Dabei summieren sich auch kleine Fehler, da sie zur ordnungsgemäßen Erledigung mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen. Dies führt damit über den Tag verteilt zu einem immensen Zeitbedarf bzw. –verlust.

Deshalb ist es wichtig, dass in der Arztpraxis die verschiedenen Ablaufprozesse optimiert werden. Allen voran weisen einige Abläufe regelmäßig Fehler auf, die eigentlich leicht und ohne großen Aufwand zu beheben sind.

Zeitmanagement:

In jeder Praxis sollten klare zeitliche Richtlinien bestehen, wann, in welcher Weise, welche Tätigkeit, von wem, wie, ausgeführt werden sollte. Nur durch die Arbeitsteilung und durch Delegierung von Zuarbeit wird der Arzt von administrativen Aufgaben entlastet und hat somit mehr Zeit für seine eigentliche Hauptaufgabe, die Patientenversorgung. Dies ist vor allem wichtig bei:  

  • morgendlicher Praxisöffnung

  • Postbearbeitung

  • Karteiführung

  • Terminvergabe

  • Materialmanagement

  • Behandlungsmanagement

 

Praxisöffnung:

Es sollte gewährleistet sein, dass das Praxisteam bis zum Beginn der Sprechstunde die Praxis für den Betrieb vorbereitet hat. Es sollte überprüft werden, ob der Anrufbeantworter ausgeschaltet, das Wartezimmer aufgeräumt und frisch gelüftet ist, die ersten Karteikarten herausgesucht wurden, die Behandlungsräume die richtige Temperatur haben und die notwendigen Arbeitsinstrumente bereit liegen. Ebenso sollten die Toiletten auf Sauberkeit und ausreichend Hygieneartikel überprüft werden.

Postbearbeitung:

Es empfiehlt sich eine Vorabsichtung der Eingangspost durch eine verantwortliche Person, die nach festgelegten Kriterien verschiedene Stapel bildet und bestimmte Postsendungen vorab aussortiert bzw. ordnungsgemäß ablegt.

Karteiführung:

Soweit die Kartei noch nicht rein elektronisch geführt wird – was wir dringend anraten – muss sichergestellt sein, dass die Karteikarten korrekt beschriftet, aktuell, ausgedünnt, markiert und sortiert werden, damit diese schnell herausgesucht werden können. 

Terminvergabe:

Die Terminvergabe sollte in optimierter Form unter Ausnutzung individueller Termindauer (erhältlich aus den Ergebnissen einer Patientenfrequenzanalyse), von geblockten Zeiten, von speziellen Sprechstunden und von krankheitsspezifischen Faktoren erfolgen.

Materialmanagement:

Hier ist zu empfehlen, dass der Lagerbestand schriftlich verwaltet wird und eine möglichst optimale Lagerhaltung unter Berücksichtigung von Minimierung der Lager- und Bestellkosten inkl. Rabatte, Skonti etc.  betrieben wird.

Behandlungsmanagement:

Grundsätzlich sollten Sie Wert darauf legen, dass verschiedene Behandlungen eines Patienten so koordiniert werden, dass er möglichst nur einmal die Praxis aufsuchen muss und trotzdem nur geringe Wartezeiten zwischen den jeweiligen Terminen entstehen. Die einzelnen medizinischen Schritte sollten aufeinander aufbauen und erst durchgeführt werden, wenn alle notwendigen Vorinformationen zur Verfügung stehen.  

Unser Beratungsangebot:

Möchten Sie, dass wir Sie bei der Optimierung einzelner Punkte beraten und Sie während des Optimierungs-Prozesses begleiten?

In unserem Praxis-CheckUp besuchen wir Sie einen Tag in Ihrer Praxis und gehen mit Ihnen die Stärken und Schwächen Ihrer organisatorischen Abläufe durch. Folgende Themengebiete möchten wir hierbei mit Ihnen besprechen: Zeitmanagement, Organisationsmanagement, Patientenmanagement, Personalmanagement, Information, Marketing, Werbung, Finanzen, Strategie uvm. Nach der Analyse zeigen wir Ihnen Verbesserungsmöglichkeiten auf, die schnell, kostengünstig und ohne großen Aufwand umgesetzt werden können. Zusätzlich erhalten Sie die Ergebnisse in Form eines Qualitätsreports [mehr dazu...]

Informationen zu unserem kompletten Beratungsangebot finden Sie hier [mehr dazu...]

Falls Sie weitere Informationen möchten, sind wir gerne für Sie da!  

 

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Möchten Sie in den nächsten Wochen an unserem Online-Kurs "Praxismanagement" teilnehmen? Wir senden Ihnen in regelmäßigen Abständen 4 relevante, zielgruppengerecht aufbereitete Themen aus dem Gebiet Praxismanagement zu. So können Sie sich in die entscheidenden Aspekte einarbeiten und vertiefen Ihr Wissen Woche für Woche.

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Lesen Sie weiter:

  • Patientenorientierung: Wie Sie Patienten an Ihre Praxis binden und neue gewinnen [mehr dazu...]

  • Personalmanagement: Personalbeschaffung, Führung, Weiterentwicklung und Motivation [mehr dazu...]

  • Zeitmanagement: Strukturierte Terminvergabe, kurze Wartezeit, kalkulierbare Arbeitszeit [mehr dazu...]

 

 

 

Diese Seite wurde aktualisiert am:

7. September 2015

 

 

 

 

 

 

 

 

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